Sähköinen Osakeluettelo
Vuonna 2019 Suomessa otettiin käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä, josta on tarkoitus vuoteen 2023 mennessä löytyä sähköisesti kaikkien suomalaisten asunto-osakeyhtiöiden tiedot.
Tässä kirjoituksessa kerron, mikä osakeluettelo ylipäätään on, mitä käytännössä tarkoittaa siirtyminen sähköiseen osakeluetteloon, ja miten se vaikuttaa asuntokaupankäyntiin.

Mikä on osakeluettelo?
Jokaisella osakeyhtiöllä on oltava käsitys siitä, keitä sen omistajat eli osakkaat ovat. Taloyhtiö on osakeyhtiön erityismuoto, ja vaikka se eroaakin monella tavalla liiketoimintaa harjoittavista osakeyhtiöistä, myös osakeyhtiön täytyy listata osakkaansa.

Osakeyhtiössä omistajia eli osakkaita voi olla kuinka paljon vain: taloyhtiössä osakkaiden määrälle antaa suuntaviivat se, kuinka paljon yhtiössä on asunto-osakkeita eli asuntoja. Omistetut osakkeet antavat taloyhtiössä osakkaalle hallintaoikeuden tiettyyn taloyhtiön huoneistoon.

Taloyhtiön osakeluettelosta on kaksi versiota: taloyhtiön omassa käytössä oleva ja julkinen versio. Julkisessa luettelossa näkyy osakkeenomistajan nimi, taloyhtiön omassa listassa taas on lisäksi osakkaan osoite ja syntymäaika. Kun jokin yhtiön huoneisto vaihtaa omistajaa, päivitetään tieto osakeluetteloon.

Osakeluettelo sisältää siis taloyhtiön kohdalla tiedot yhtiön osakkeista, asunnoista ja niiden omistajista. Luetteloon on listattuna kaikki taloyhtiön osakeryhmät numerojärjestyksessä. Taloyhtiössä osakeryhmä tarkoittaa aina sitä osakkeiden joukkoa, jolla saa hallintaansa yhden huoneiston. Lisäksi luettelossa näkyy, mitä huoneistoa kukin osakeryhmä koskee ja sisältyykö siihen lisäksi vaikkapa autopaikka.
"Maanmittauslaitoksen mukaan Suomessa on noin 90 000 taloyhtiötä ja näiden kaikkien tiedot on tarkoitus nyt listata sähköiseen järjestelmään."
Sähköinen huoneistotietojärjestelmä
Sähköinen huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä järjestelmä. Sen tarkoituksena on Maanmittauslaitoksen mukaan lisätä taloyhtiöiden huoneistotietojen ajantasaisuutta, luotettavuutta ja saatavuutta. Tiedot päivittyvät järjestelmään ilman viiveitä ja samalla vältytään riskiltä, että paperiset asiakirjat vuosien saatossa katoavat tai rikkoutuvat. Tiedot ovat sähköisestä järjestelmästä myös nopeammin saatavilla.

Järjestelmään kerätään tiedot asunto-osakeyhtiöiden huoneistojen ja autopaikkojen omistajista sekä yhtiöiden panttauksista ja mahdollisista rajoituksista. Maanmittauslaitoksen mukaan Suomessa on noin 90 000 taloyhtiötä ja näiden kaikkien tiedot on tarkoitus nyt listata sähköiseen järjestelmään.

Käytännössä sähköinen huoneistotietojärjestelmä korvaa perinteiset osakekirjat, kun tiedot löytyvät sähköisesti. Tämä vaikuttaa esimerkiksi asunnon käyttämiseen lainan vakuutena: asunto-osakkeen omistajuus nähdään sähköisestä järjestelmästä, eikä paperisia osakekirjoja enää tarvita.
Näin siirtymä sähköiseen järjestelmään tapahtuu
Vuoden 2019 jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt käyttävät sähköistä järjestelmää automaattisesti, sillä niitä perustettaessa järjestelmä on ollut jo käytössä. Kun yhtiö perustetaan, toimittaa Patentti- ja rekisterihallitus uuden yhtiön tiedot suoraan Maanmittauslaitokselle.
Ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden tulee kuitenkin siirtää nyt tietonsa uuteen järjestelmään. Taloyhtiön hallitus tekee päätöksen siitä, milloin siirto yhtiön kohdalla tehdään ja tiedottaa siitä osakkaille.

Ensimmäinen vaihe on siirtää taloyhtiön osakeluettelo sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Tälle siirtymälle määräaika, se on tehtävä vuoden 2023 loppuun mennessä. Siirto voi käytännössä tapahtua joko isännöintitoimiston avustuksella tai Maanmittauslaitoksen siirtopalvelun avulla. Siirtopalvelu helpottaa siirtoa erityisesti pienille taloyhtiöille, joilla ei ole käytössä isännöintitoimistoa. Ennen tietojen siirtoa taloyhtiön on varmistettava, että siirrettävät tiedot ovat ajan tasalla ja tarvittaessa päivittää ne.

Kun tiedot osakkeenomistajista on siirretty, Maanmittauslaitos vastaa osakeluettelon ylläpidosta. Tämä helpottaa taloyhtiön arkea, sillä ennen sähköiseen järjestelmään siirtymistä yhtiön on tullut itse huolehtia tietojensa pitämisestä ajan tasalla.

Siirtymässä on myös toinen vaihe, jossa osakkaiden tulee hakea omalle omistukselleen sähköinen omistusmerkintä Maanmittauslaitokselta. Tämän merkinnän hakemisella on myös määräaikansa, mutta siihen on varattu kymmenen vuotta osakeluettelon siirrosta lähtien. Eli merkintä on haettava viimeistään 10 vuoden kuluttua osakeluettelon siirron jälkeen. Tässä vaiheessa Maanmittauslaitos mitätöi osakkaan paperisen osakekirjan.
"Oman asunnon käyttäminen lainan vakuutena helpottuu sähköisen järjestelmän myötä, kun pankki pystyy tarkistamaan asunnon omistajuuden sähköisestä järjestelmästä."
Kuka voi käyttää sähköisen huoneistotietojärjestelmän tietoja?
Näiden kahden toimenpiteen jälkeen taloyhtiön tiedot löytyvät kokonaisuudessaan sähköisestä huoneistotietojärjestelmästä. Silloin niitä voidaan myös hakea järjestelmästä eri tarkoituksiin. Tietoja voivat tarvita esimerkiksi pankit lainahakemuksia varten tai vaikkapa viranomaiset tai tilastotieteilijät.
Huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat niitä tarvitsevien tahojen käytettävissä, mutta kaikki tiedot eivät ole täysin julkisia. Taloyhtiön sähköistä osakeluetteloa pääsee tarkastelemaan kuka vain tilaamalla sen Maanmittauslaitokselta, mutta julkisessa osakeluettelossa näkyy ainoastaan osakkaiden nimet, ei heidän tarkempia tietojaan.
Pitääkö asunnon ostajan ottaa sähköinen järjestelmä huomioon?
Sähköinen järjestelmä helpottaa sekä asunnon myyjän että ostajan elämää. Moni sellainen tieto, jota joutui aiemmin etsimään useammasta paikasta, löytyy nyt kootusti sähköisestä huoneistotietojärjestelmästä – tai löytyy viimeistään, kun siirtymävaihe on kulunut umpeen.

Oman asunnon käyttäminen lainan vakuutena helpottuu sähköisen järjestelmän myötä, kun pankki pystyy tarkistamaan asunnon omistajuuden sähköisestä järjestelmästä. Lisäksi asuntoa ostaessa sen varmistaminen, ettei uusi asunto ole esimerkiksi velan panttina, on jatkossa helpompi varmistaa.

Asuntoa ostaessa ostaja voi siirtymävaiheessa tarkistaa, onko taloyhtiön osakeluettelo jo siirretty sähköiseen järjestelmään. Etenkin määräajan umpeutumisen lähestyessä se, että tiedot on jo siirretty, voi olla ostajalle positiivinen signaali siitä, miten rivakasti asioita taloyhtiössä hoidetaan – vai onko tapana viivytellä viime hetkeen. Tietenkin tämän lisäksi ostajan kannattaa tarkastella taloyhtiön muutakin toimintaa ja tehdä päätelmänsä kokonaiskuvan perusteella.

Jos asuntoa ostaessa yhtiön osakeluettelo on jo siirretty sähköiseen järjestelmään, mutta asunnon myyjä ei ole vielä hakenut itselleen sähköistä omistajamerkintää, vaan osakekirja on edelleen paperisena, kannattaa sähköinen omistusmerkintä hakea asuntokaupan yhteydessä. Sen voi tehdä joko asunnon myyjä ennen kauppakirjojen allekirjoittamista, tai kaupanteon jälkeen asunnon uusi omistaja.


Onko sinulla tarvetta asunnon myymiselle? Varaa ilmainen arviokäynti tästä.
Muut blogipostit: